Yeni Gelişme
14 Şubat 2025 tarih ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecektir.
Tebliği ile kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) iznine tabi bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler ve Bakanlık iznine tabi olmayıp kuruluşu 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilecek şirketler için işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini (“Defterler”) elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale getirilmiştir. Diğer şirketler ise Defterler’ini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutabilecektir.
Konu ile ilgili ayrıntılı bilgi için “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması için Yeni Dönem” başlıklı Hukuk Bültenimiz’e buradan ulaşabilirsiniz.
Bakanlık, 17 Haziran 2025 tarihinde internet sitesinde yayımladığı duyuru (“Duyuru”) ile Elektronik Ticari Defter Sistemi’nin (“ETDS”) faaliyete geçişine ilişkin hususları, Tebliğ’in uygulanmasına yönelik “100 Soruda ETDS” rehber dokümanı ve ETDS Yol Haritası”nı kamuoyu ile paylaşmıştır.
Gelişme neler getiyor?
Bakanlık Duyuru’da, Tebliğ kapsamındaki Defterler’in elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına ilişkin işlemlerin yürütülebilmesi amacıyla geliştirilen ETDS’nin, 1 Temmuz 2025 itibarıyla “etds.ticaret.gov.tr” adresinde faaliyete geçeceğini belirtmiştir. Şirket tarafından elektronik ortamda Defterler’in tutulması konusunda yetkilendirilecek kişiler (“ETDS Kullanıcısı”) Defterler’de kayıt oluşturma, görüntüleme, değişiklik yapma ve silme işlemlerini gerçekleştirebilecektir. Ayrıca, ETDS tarafından üretilen QR kod ve doğrulama kodu ile üçüncü kişi, kurum ve kuruluşlar ETDS’de yer alan karar veya belgeleri doğrulama imkanına sahip olacaktır. ETDS’ye, ETDS Kullanıcısı tarafından elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığı yöntemlerinden biriyle giriş yapılması mümkün olacaktır. Yabancı uyruklu ETDS Kullanıcısı’nın da ETDS üzerinden giriş yapabilmelerine imkan sağlayan ayrı bir alan oluşturulacaktır.
ETDS’de belirlenen yetkilerin kullanılabilmesi için şirketlerin, Tebliğ’in yürürlüğe gireceği 1 Temmuz 2025 tarihten itibaren en geç iki ay içerisinde, Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun olarak alacakları bir kararla mevcut fiziki defterlerin kapanışını onaylayarak ETDS Kullanıcısı’nı belirlemeleri gerekmektedir. Kararın ve kapanışı yapılacak Defterler’in notere ibraz edilmesinin ardından fiziki olarak tutulan Defterler’in kapanışı ve ETDS Kullanıcısı tanımlaması noter tarafından gerçekleştirilerek ETDS’ye iletilecek ve ardından Defterler ETDS’de otomatik olarak aktif hale gelecektir.
Kuruluşu Bakanlık iznine tabi olmayıp 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilecek şirketler için ETDS Kullanıcısı tanımlaması ise, şirket kuruluş sözleşmesinin MERSİS’te hazırlığı aşamasında veya şirket kuruluş başvurusunda tanımlamaya ilişkin formun ibraz edilmesiyle gerçekleştirilecektir.
Rehber, ETDS’nin işleyişine dair birçok soruya açıklık getirmekte olup; ETDS üzerinden yapılabilecek işlemler, yetkilendirme süreçleri, kullanıcıların sorumlulukları ve fiziki defterlerin akıbeti gibi konuları kapsamlı şekilde ele almaktadır.
Yol Haritası ise, hangi şirketlerin Defterler’ini elektronik ortamda tutmakla yükümlü olduğunu ve ETDS’ye geçiş sürecinde izlenmesi gereken aşamaları açık ve sistematik bir şekilde ortaya koymaktadır.
Sonuç
Defterler’in elektronik ortamda tutulmasına ilişkin entegrasyon işlemleri Bakanlık tarafından düzenlenmiş ve sürece ilişkin adımlar netliğe kavuşturulmuştur. Tebliğ düzenlemeleri çerçevesinde zorunlu veya ihtiyari olarak Defterler’ini ETDS üzerinden tutmaya başlayacak şirketlerin rehber dokümanı ve ETDS Yol Haritası”nı inceleyerek gerekli adımları planlaması uygun olacaktır.
